Descubra como a WEXP transforma o reembolso de despesas dos funcionários com soluções inovadoras como KM, EXPEN e Exponential, melhorando a eficiência e satisfação no trabalho
Gerir um negócio de sucesso exige não apenas uma visão estratégica, mas também uma gestão eficiente dos recursos, especialmente quando se trata de cuidar daqueles que são a espinha dorsal de qualquer empresa: os funcionários.
Um aspecto fundamental da gestão de recursos humanos é o reembolso de despesas dos funcionários, uma área que, se mal administrada, pode levar a insatisfação e desmotivação dentro da equipe, além de prejuízos para as empresas.
É aqui que a WEXP se destaca como uma solução inovadora e eficaz.
A importância do reembolso correto: por que você deve se atentar ao pagamento de reembolso
O reembolso de despesas é mais do que uma mera formalidade administrativa; é um reconhecimento do esforço e do comprometimento dos funcionários que investem seu tempo e recursos pelo bem da empresa.
Quando os funcionários sentem que suas despesas relacionadas ao trabalho são justamente reembolsadas, isso contribui significativamente para a sua satisfação no trabalho e lealdade à empresa.
Além disso, um sistema de reembolso eficaz garante a conformidade com as regulamentações fiscais e evitar discrepâncias financeiras. Isso, claro, influencia diretamente na criação de um ambiente de trabalho mais profissional, idôneo e eficiente.
O que a CLT fala sobre reembolso para funcionários?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) explica detalhadamente como funciona o reembolso de despesas para os funcionários.
As escrituras públicas determinam as responsabilidades de ambas as partes, classificando os tipos de reembolso correspondentes à jornada de trabalho. Conforme a CLT, são eles:
- reembolso de home office: Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
- reembolso de viagens corporativas: § 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
- reembolso para mudança domiciliar: Art. 469 – Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.
Tipos de despesas reembolsáveis para funcionários CLT
No contexto da CLT, há várias categorias de gastos que podem ser reembolsados. A seguir, você confere as categorias mais frequentes.
Gastos com deslocamento
Quanto aos gastos reembolsáveis com deslocamento, incluem-se as despesas com transporte coletivo, serviços de táxi, uso de veículos próprios e até locação de automóveis.
A companhia pode definir tetos para esses valores e estipular métodos precisos para a documentação desses custos.
É crucial notar que, em certos casos, o empregado pode necessitar de múltiplos meios de locomoção para chegar ao local de trabalho ou cumprir tarefas laborais. Nestas situações, é essencial que a organização aprove e reconheça o ressarcimento desses gastos.
Gastos com refeições
Os gastos com refeições que são passíveis de reembolso podem abranger a aquisição de comida durante deslocamentos a trabalho, consumo em estabelecimentos alimentícios e snacks. A empresa pode novamente determinar tetos para estes valores e métodos de documentação.
Além disso, vale ressaltar que a nutrição pode influenciar significativamente na performance do trabalhador durante suas atividades. Assim, é vital que a organização disponibilize alternativas nutritivas e balanceadas para as refeições que serão reembolsadas, visando a saúde e a qualidade de vida do colaborador.
Gastos com acomodação
Os gastos relacionados a acomodações englobam os custos com estadia em hotéis, pousadas e outros estabelecimentos ligados às atividades profissionais. Aqui, as empresas, via de regra, impõe limites financeiros para as diárias e precisa ser informada previamente sobre a seleção do local de estadia.
É essencial mencionar que, em determinadas ocasiões, o empregado pode ter que se alocar em estabelecimentos de maior custo devido à sua localização ou à falta de disponibilidade de locais mais acessíveis.
Em tais circunstâncias, é crucial que a organização esteja ciente e concorde com o ressarcimento desses custos.
Gastos com capacitação e formação
Os custos vinculados à capacitação e formação profissional podem ser reembolsáveis, a depender das diretrizes da companhia. Para tal, é imprescindível que o colaborador demonstre comprovação de participação em eventos educativos.
Apostar na formação dos empregados é crucial para o avanço e aprimoramento da companhia. Portanto, é importante que a organização promova incentivos para a participação dos seus colaboradores em atividades de capacitação e formação, como o reembolso de despesas associadas.
Soluções de reembolso de despesas WEXP: saiba como podemos ajudar seu negócio a economizar
A WEXP oferece soluções inovadoras para o reembolso de despesas dos funcionários, tornando o processo não apenas mais eficiente, mas também transparente e justo. Entre as soluções oferecidas, destacam-se:
1) KM
Uma ferramenta dedicada ao reembolso de quilometragem, essencial para profissionais que utilizam seus veículos pessoais para fins empresariais.
Com uma interface intuitiva, esta ferramenta calcula automaticamente o valor devido com base na distância percorrida, garantindo precisão e justiça no reembolso.
No que se refere ao funcionamento, basta selecionar o destino e iniciar sua viagem. Além disso, pode-se usar a interface do KM, do Waze ou Google Maps.
O KM monitora os trechos percorridos facilitando o processo de reembolso para os funcionários, desde a solicitação até a contabilização, sem a necessidade de qualquer relatório impresso.
A economia gerada com o KM pode chegar até 35%, o que pode representar um valor bastante significativo, especialmente para empresas que gastam bastante com transporte de funcionários.
Portanto, podemos definir a solução KM da WEXP como um aplicativo para gerenciar o geoposicionamento e reembolso de KM de veículos próprios ou alugados pelos colaboradores das empresas.
2) EXPEN
Uma plataforma completa para a gestão de todas as despesas empresariais, desde viagens até materiais de escritório.
O EXPEN simplifica a submissão, aprovação e reembolso de despesas, tornando o processo ágil e reduzindo a carga administrativa sobre o departamento de RH. Estima-se que esta ferramenta gere até incríveis 6 horas de economia!
Em linhas gerais, essa solução gerencia processos de reembolso de despesas administrativas (tais como, refeições, viagens, hospedagem, pedágio, estacionamento, etc.), até a aprovação de relatórios de horas utilizadas (timesheet) e despesas a serem cobradas de clientes externos e internos.
3) Exponential
Uma solução avançada que integra toda tecnologia à disposição para otimizar a gestão de despesas. O Exponential não apenas facilita o reembolso rápido, mas também fornece insights valiosos sobre padrões de despesas, ajudando as empresas a identificar oportunidades de economia.
A WEXP Exponencial apura o retorno sobre investimento (ROI) gerado a cada transação capturada pela plataforma, no que tange a economias, captura de créditos tributários e aderência ao Compliance.
Seguindo a metodologia desenvolvida e aperfeiçoada pelo WILLY GROUP desde 2001, formaliza, junto a empresa, as referências e resultados gerados em cada solução.
Vantagens de investir em plataformas de reembolso de despesas para funcionários
Adotar uma plataforma especializada em reembolso de despesas, como as oferecidas pela WEXP, traz uma série de vantagens para as empresas, especialmente para o departamento de RH:
Eficiência Operacional: Automatizar o processo de reembolso reduz significativamente o tempo gasto com tarefas administrativas, permitindo que o RH se concentre em atividades mais estratégicas.
Transparência e Conformidade: Com registros digitais de todas as transações, as empresas garantem transparência total e conformidade com as normas fiscais e contábeis.
Satisfação dos Funcionários: Um processo de reembolso justo e eficiente aumenta a satisfação dos funcionários, contribuindo para um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.
Controle de Custos: Ferramentas avançadas como o Exponential permitem um controle mais rigoroso sobre as despesas, ajudando as empresas a reduzir custos desnecessários.
Em linhas gerais, o reembolso de despesas é uma área crítica da gestão empresarial que requer atenção especial.
As soluções oferecidas pela WEXP representam uma evolução significativa na forma como as empresas podem abordar essa tarefa, trazendo benefícios tangíveis tanto para a gestão quanto para os funcionários.
Investir em uma plataforma de reembolso especializada não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas também um investimento no capital humano da empresa, fortalecendo a cultura organizacional e promovendo um ambiente de trabalho mais justo e motivador.
A WEXP pode ajudar seu negócio quando se fala em reembolso de despesas para funcionários
A WEXP é uma empresa líder em soluções de gestão de despesas. Com anos de experiência, a WEXP oferece soluções inovadoras que podem ajudar a empresa a otimizar seus processos de reembolso e reduzir custos.
Caso tenha interesse, sinta-se à vontade para entrar em contato e falar com nossa equipe. Estamos prontos para mudar a forma como o RH do seu negócio lida com reembolso de colaboradores!
Gostou do artigo? Então, acompanhe o blog da WEXP para ler mais conteúdo como este. Até a próxima!
